Studiu de caz: Optimizarea Managementului de Proiecte și Automatizarea Sarcinilor într-o Firmă de Asigurări cu Octonius
1. Introducere
Industria asigurărilor se bazează pe un volum mare de cereri de la clienți, gestionarea documentelor și respectarea termenelor stricte. Procesele manuale și lipsa automatizării pot duce la întârzieri, erori și o experiență nesatisfăcătoare pentru clienți. Octonius oferă o soluție integrată care optimizează managementul proiectelor și automatizează alocarea sarcinilor, îmbunătățind astfel eficiența operațională.
2. Provocările Companiei
Acest studiu de caz analizează transformarea digitală a unei firme de asigurări ipotetice, SafeGuard Insurance, cu 300 de angajați și un portofoliu extins de clienți. Problemele principale ale companiei erau:
Gestionarea ineficientă a solicitărilor primite prin email, ceea ce ducea la întârzieri și răspunsuri incomplete.
Dificultăți în urmărirea și alocarea corectă a taskurilor către echipele responsabile.
Lipsa unei platforme centralizate pentru monitorizarea proiectelor și fluxurilor de lucru.
Întârzieri în aprobarea dosarelor și a cererilor de despăgubire.
3. Implementarea Soluției Octonius
Pentru a rezolva aceste provocări, SafeGuard Insurance a implementat Octonius, utilizând următoarele funcționalități:
Automatizarea Sarcinilor din Emailuri
Emailurile primite de la clienți sunt automat procesate și transformate în taskuri în Octonius.
Taskurile sunt clasificate automat în funcție de tipul solicitării (cerere de ofertă, despăgubire, actualizare poliță etc.).
Alocarea automată a taskurilor către persoanele responsabile în funcție de expertiza lor și de încărcarea de muncă.
Managementul Proiectelor și Fluxurilor de Lucru
Crearea unor fluxuri digitale pentru fiecare tip de solicitare, asigurând vizibilitate asupra statusului fiecărui caz.
Monitorizarea timpilor de răspuns și optimizarea resurselor pentru a crește eficiența.
Integrarea cu sistemele existente pentru un acces facil la informațiile despre clienți și polițe.
Raportare și Monitorizare în Timp Real
Dashboard-uri personalizate pentru fiecare echipă, oferind o imagine de ansamblu asupra sarcinilor și termenelor limită.
Generarea automată de rapoarte privind timpii de răspuns și productivitatea echipelor.
Identificarea blocajelor și optimizarea fluxurilor de lucru în timp real.
4. Rezultate și Beneficii
După 6 luni de utilizare a Octonius, SafeGuard Insurance a înregistrat îmbunătățiri semnificative:
Reducerea timpului de răspuns la solicitările clienților cu 40%, datorită automatizării taskurilor.
Creșterea eficienței echipelor cu 30%, printr-o mai bună organizare a fluxurilor de lucru.
Reducerea erorilor de alocare a taskurilor cu 50%, datorită distribuirii automate bazate pe criterii prestabilite.
Îmbunătățirea experienței clienților, prin răspunsuri mai rapide și o gestionare transparentă a cererilor.
5. Concluzie
Implementarea Octonius a permis SafeGuard Insurance să își transforme complet procesele interne, automatizând alocarea sarcinilor și optimizând managementul proiectelor. Prin digitalizarea proceselor și utilizarea inteligenței automate pentru distribuirea taskurilor, compania și-a crescut eficiența operațională și a îmbunătățit relația cu clienții. Pentru firmele de asigurări care își doresc o soluție modernă pentru gestionarea solicitărilor și proiectelor, Octonius reprezintă un partener strategic ideal.
Vrei să vezi cum poate funcționa Octonius pentru compania ta? Contactează-ne pentru o demonstrație personalizată!
